Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов


Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов – документ, необходимый для регистрации документации с целью систематизирования и ведения надлежащим образом делопроизводства на предприятии.

Выдача документов, а так же тематических материалов может осуществляться на основании предъявленных документов. Как правило, одним из таких документов является заявление, составленного физическим лицом, с обязательным указанием цели выдачи конкретного документа.


Информация, которую следует отобразить в данном документе:

  • информация об авторе запроса, а именно: его наименование, исходящий номер конкретного документа, дата составления документа, адрес и контактный телефон автора запроса;
  • дата составления запроса, а так же его регистрационный номер;
  • содержание запроса, т.е. цель, с которой автор запроса обращается в архив для получения необходимых ему документов;
  • названием выданного документа, а именно: выписка, копия, справка и т.д.;
  • дата, а так же регистрационный номер выданного документа по требованию;
  • дата отправки документа или же проставление подписи, подтверждающая получение необходимых документов.

Журнал регистрации выданных документов так же может содержать особые примечания относительно выданного документа по запросу конкретного лица. Документ подписывается руководителем архива с расшифровкой его подписи.